Närvaroplikt skapar inte samarbete

Är distansarbete egentligen problemet? Kanske är det dags att flytta fokus från var människor arbetar till vad som skapar starka arbetsbidrag: FFA.

Under de senaste åren har diskussionen om distansarbete ofta handlat om en enda fråga: hur får vi medarbetarna att komma tillbaka till kontoret?

Organisationer inför hybridpolicys, bestämmer antal obligatoriska kontorsdagar och diskuterar vilka arbetsuppgifter som får eller inte får utföras på distans. Debatten handlar ofta om närvaro.

Men kanske ställer vi fel fråga.

Om syftet är att skapa bättre samarbete är det nämligen långt ifrån säkert att fler dagar på kontoret är lösningen. För samarbete uppstår inte automatiskt bara för att människor befinner sig i samma byggnad. Vi har nog alla upplevt arbetsplatser där människor sitter nära varandra, men ändå arbetar i stuprör, missförstår varandra eller undviker viktiga samtal. På samma sätt har många av oss sett team som är geografiskt utspridda men som ändå samarbetar mycket väl.

Skillnaden ligger sällan i avståndet mellan människorna. Den ligger i kvaliteten på samarbetet.

I Samarbetsteorin beskriver vi tre grundläggande villkor för att samarbete ska fungera väl: Förutsättningar, Förmåga och Attityd – FFA. Om vi upplever att samarbetet försämras när människor arbetar på olika platser är det därför kanske där vi ska börja vår analys.

Därför blir frågan om distansarbete i grunden en ledarskapsfråga. Inte därför att ledare ska kontrollera var människor befinner sig, utan därför att ledarskap handlar om att utveckla de förutsättningar, förmågor och attityder som gör samarbete möjligt.

Har vi skapat de förutsättningar som krävs för att människor ska kunna samarbeta? Vet alla vad som är viktigast just nu? Är roller, mål och förväntningar tydliga? Finns det strukturer som gör det enkelt att dela information, få hjälp och fatta beslut även när vi inte sitter bredvid varandra?

Har vi utvecklat de förmågor som dagens arbetssätt kräver? Många organisationer investerar stora summor i digitala verktyg men betydligt mindre i att träna människor i att använda dem för att skapa verkligt samarbete. Att hålla effektiva digitala möten, ge återkoppling på distans, bygga relationer i hybrida team och lösa konflikter utan att träffas fysiskt är förmågor som behöver utvecklas precis som alla andra arbetsförmågor.

Och kanske viktigast av allt: hur ser attityden ut? Finns det en vilja att hjälpa varandra, dela kunskap och ta ansvar för helheten även när ingen ser vad jag gör? Samarbete bygger ytterst på människors vilja att bidra. Om den viljan saknas kommer inte fler dagar på kontoret att lösa problemet.

Det betyder inte att kontoret saknar betydelse. Tvärtom finns det många situationer där fysisk närvaro är ovärderlig. Att bygga relationer, introducera nya medarbetare, genomföra kreativa workshops eller hantera svåra samtal blir ofta bättre när människor möts ansikte mot ansikte. Men då behöver vi vara tydliga med varför vi ses. När människor förväntas pendla till kontoret för att sedan tillbringa dagen i digitala möten riskerar närvarokravet att upplevas som kontroll snarare än som ett stöd för samarbete.

Kanske är det därför dags att flytta fokus i diskussionen. Från frågan om hur vi får människor tillbaka till kontoret till frågan om hur vi stärker samarbetet.

För när vi börjar där blir samtalet mer intressant. Då handlar det inte längre om var människor arbetar. Då handlar det om hur vi tillsammans skapar de förutsättningar, förmågor och attityder som gör att människor kan bidra med sitt bästa – oavsett var de råkar befinna sig.

Framtidens konkurrensfördel kommer sannolikt inte att avgöras av var människor arbetar – utan av hur väl organisationen lyckas skapa de förutsättningar, förmågor och attityder som gör att människor kan bidra till värdeskapandet tillsammans.

//Sabel