Att prioritera ledarbidrag

Vi kan nog alla känna igen oss i arbetsdagar som är fulla av uppgifter. Telefonsamtal, mejl, budgetfiler, möten och beslut som måste tas.

Ändå kan just sådana dagar göra att våra viktigaste ledarbidrag uteblir.

Inte för att vi saknar ambitionen att vara bra ledare. Utan för att ingen efterfrågar de långsiktigt viktiga beteendena just idag.

När jag själv fastnade i chefsfällan

Jag kommer tydligt ihåg när jag för första gången klev in som HR-chef. Jag hade redan flera års erfarenhet av HR-arbete och kände mig trygg i hantverket. Men nu skulle jag också leda andra. Och naturligtvis, som den HR-person jag var, ville jag göra det ”på rätt sätt”.

Jag hade ganska tydliga tankar om vilken ledare jag ville vara. Närvarande. Utvecklande. Tydlig. Någon som skapade bra förutsättningar för sina medarbetare och hjälpte dem att växa.

Men efter ett tag insåg jag något ganska obekvämt.

Jag hade inte tagit mig tid att vara den ledare jag själv så länge hade sagt till andra chefer att de borde vara.

Varför?

Jag hade fastnat i chefsfällan.

Det som var brådskande fick min uppmärksamhet. Ett problem behövde lösas. Någon behövde ett beslut. Ett mejl behövde besvaras. En leverans behövde bli klar.

Problemet var inte att jag inte visste hur jag ville leda. Problemet var att det viktiga ledarskapet sällan var det som ropade högst just idag.

Ett enkelt sätt att synliggöra mina val

För mig blev Uppgiftsvalsmatrisen ett sätt att bryta mönstret.

Den bygger på samma grundidé som Eisenhowermatrisen, men hjälpte mig att titta på mina uppgifter utifrån två frågor:

Hur värdefull är uppgiften?
Hur brådskande är den?

Uppe till vänster finns sådant som både är värdefullt och brådskande. Det behöver vi ofta ta hand om. Men vi behöver också fråga oss varför det blev akut. Är det kanske samma problem som återkommer?

Nere till vänster finns sådant som brådskar men har mindre värde. Det kan lätt ta mycket av vår uppmärksamhet och behöver därför begränsas. Sådant som varken är särskilt värdefullt eller brådskande, nere till höger, kan vi ofta släppa helt.

Den röda slingan i figuren visar chefsfällan där jag hade fastnat.

Ledarbidragen som ingen efterfrågar idag

Vad jag egentligen ville var att skapa mer utrymme uppe till höger.

Där finns det som är värdefullt, men ännu inte brådskande. Och där finns många av våra viktigaste ledarbidrag.

Det kan handla om att förtydliga ett arbetssätt. Träna en medarbetare. Ge återkoppling. Följa upp hur samarbetet fungerar. Eller ta tag i ett återkommande problem innan det blir akut igen.

Ingen kanske kräver att vi gör det just idag.

Men om vi gång på gång skjuter upp det får vi kanske fortsätta hantera samma problem imorgon.

Pilen ”Reflektera och prioritera” i matrisen blev därför viktig för mig. Den påminde mig om att stanna upp och faktiskt välja vad jag skulle ägna min tid åt.

Pilen ”Lösa och strukturera” visade nästa steg: hur de långsiktiga ledarbidragen kunde hjälpa mig att komma åt återkommande problem, stärka medarbetarna och bygga bättre arbetssätt.

Min lösning var post-it-lappar

Jag gjorde det väldigt konkret.

Jag skrev ut matrisen, plastade in den och lade den på mitt skrivbord. När en ny uppgift dök upp skrev jag den på en post-it och placerade den där jag tyckte att den hörde hemma.

Det gjorde framför allt två saker.

För det första tvingade det mig att sakta ner och faktiskt prioritera, istället för att automatiskt börja med det som kändes mest akut.

För det andra blev de viktiga ledarbidragen synliga. Sådant jag annars riskerade att glömma fanns plötsligt framför mig på skrivbordet.

Och det är kanske den viktigaste poängen med Uppgiftsvalsmatrisen.

Den gör inte kalendern längre och den tar inte bort alla akuta problem. Men den hjälper oss att medvetet välja vilka ledarbidrag vi behöver ge – även när ingen efterfrågar dem just idag.

När jag började lägga mer tid på att stärka förutsättningar, förmåga och attityd – FFA – gav jag samtidigt andra bättre möjligheter att klara sina uppgifter och ta ansvar. På så sätt kunde några av morgondagens akuta problem faktiskt undvikas.

Och jag kunde frigöra mer utrymme för det ledarskap jag ville ge.

Vill du testa själv?

Vi på LedarStegen har tagit fram en utskriftsvänlig mall för Uppgiftsvalsmatrisen som du kan ladda ner gratis via LedarStegen Akademi.

Du hittar den under ”Arbetsmaterial – LedarStegen”.

Skriv gärna ut den, lägg några post-it-lappar bredvid och testa under en vecka.

Och när arbetsdagen fylls på igen kan det vara värt att ställa sig en enkel fråga:

Vad är viktigt för mitt ledarskap – även om ingen efterfrågar det just idag?

//Sabel