När ansvaret faller mellan stolarna – och hur Ledarskapsdiagnosen hjälper dig att bottna i ledarskapet

Det börjar ofta med tre ord.
Tre ord som avslöjar mer än man först tror:
“Det är inte mitt ansvar.”
Dessa ord dök upp efter ett tillbud i en svensk verksamhet – ett tillbud som flera personer både hade sett komma och till och med förväntats agera på.
Alla visste. Ingen gjorde något.
Som chef är det lätt att bli både förvånad, förbannad och uppgiven. Hur kan så många människor veta att något är fel – och ändå låta det ske?
Men den verkliga frågan är större än så: Vem bar egentligen ansvaret?

Personligt ansvar kräver förutsättningar – och förmåga

Man kan bara hålla en medarbetare personligt ansvarig om två saker är på plats:

1. Nödvändiga förutsättningar – att personen har rätt yttre villkor för att utföra jobbet.
2. Tillräcklig förmåga – att personen faktiskt kan göra jobbet på rätt sätt.

När dessa två finns på plats är det attityden som avgör om man tar sitt personliga ansvar – eller inte.

Ledarskapsdiagnosen ger dig svaren

I boken LedarStegen, i Appendix B.5 på sidan 278, hittar du verktyget du behöver!
Ett verktyg som hjälper ledare att reda ut vad som egentligen brustit och varför. När man bottnar i det kan man också agera rättvist, tydligt och utvecklande.

Ledarskapsdiagnosen – fem steg som ger klarhet

För varje person som är inblandad i ett problem, ett fel eller ett tillbud går man igenom fem tydliga steg:

1. Definiera problemet – konkret och utan skuld.
2. Identifiera grundorsaken – vad var det som gjorde att personen agerade som hen gjorde?
3. Koppla grundorsaken till arbetsbidraget – vilka förutsättningar saknades, vilken förmåga brast, eller vilken attityd visades?
4. Gör en FFA-diagnos – förutsättningar, förmåga, attityd – för varje nivå i organisationen. Starta nerifrån och gå uppåt.
5. Samla allt i en återkoppling och en tydlig åtgärdsplan – så att lärandet leder framåt.

När du bottnar i ledarskapet

När en ledare gör en Ledarskapsdiagnos händer något viktigt:
Frustration byts mot förståelse.
Antaganden byts mot klarhet.
Och känslan av maktlöshet byts mot konkret handlingskraft.

Låt oss titta på några scenarion:

Scenario 1 – Förutsättningar saknas

En medarbetare gör återkommande misstag vid en maskin. Vid första anblicken kan det se ut som slarv eller ointresse.
Men när man gör en ledarskapsdiagnos, framkommer det att:

• Instruktionerna brister. Ej senaste versionen. Ändringar från förra körningen har ej reggats etc.
• Personen har inte fått tillräcklig utbildning och har inte följts upp.

När förutsättningar klargörs, utbildning uppdateras och instruktionerna är rätt, försvinner misstagen.
Det handlade aldrig om attityd. Det handlade om brist på förutsättningar.

Scenario 2 – Förmåga saknas

En person lämnar in arbetsuppgifter för sent och med låg kvalitet. Det kan lätt tolkas som dålig arbetsmoral och bristande engagemang.

Men diagnosen visar något annat:

• personen har verkligen försökt,
• men saknar den kompetens som krävs för att göra jobbet enligt förväntan.
• och har inte fått tillräcklig träning, coachning och återkoppling längs vägen.

Åtgärden blir utbildning, stöd och en tydligare befattningsbeskrivning – inte kritik.
När förmågan stärks höjs även arbetskvaliteten.

Scenario 3 – Attityden behöver utvecklas

En person med både rätt förutsättningar och rätt kompetens följer inte rutiner eller respekterar de spelregler ni har kommit överens om.

Ledarskapsdiagnosen visar:

• förutsättningarna är goda,
• förmågan finns,
• men beteendet i stunden visar inte på det personliga ansvar som förväntas.

Åtgärden blir en dialog om ansvar, konsekvenser, förväntningar och bidrag – samt träning i attiyd och beteende.
Här handlar utvecklingen om viljan att bidra, inte kunnandet.

När ansvar klargörs på det här sättet kan man också agera rättvist – och utvecklande – för alla inblandade.

Det är då ledarskap blir på riktigt

Ledarskapsdiagnosen hjälper dig att se det som annars är svårt att upptäcka:
vad som är en faktisk attitydfråga – och vad som egentligen är en fråga om otydliga förutsättningar eller bristande kompetens.
När du har svaret vet du också exakt vad du ska göra.
Och det är då ledarskap inte längre känns som att famla i mörker – utan som att bottnar på riktigt.

Tuff Omsorg med Mod, det är en bra tumregel för att utveckla och utvecklas som ledare.
Lycka till med dina ledarbidrag!

/Ingemar Rygert